Absensi Tim Lapangan Masih Lewat Foto di Grup WhatsApp

Tim sales, teknisi, kurir, atau surveyor mulai kerja di lokasi yang berbeda-beda. Supaya tetap tercatat, mereka kirim foto selfie dan tulisan "hadir" ke grup WhatsApp. Pulangnya kirim foto lagi. Di akhir bulan, admin atau HR menggulir ratusan pesan untuk menghitung kehadiran dan lembur, lalu mencocokkannya dengan gaji.

Cara ini muncul karena praktis: semua orang sudah punya WhatsApp. Tapi begitu timnya bertambah, masalahnya ikut bertambah.

Kenapa cara ini lama-lama bikin repot

• Datanya tercecer di chat. Foto absen campur dengan obrolan, koordinasi, dan stiker. Rekapnya harus dikerjakan manual.
• Jam pesan belum tentu jam kejadian. Foto bisa diambil lebih dulu dan dikirim belakangan, atau pesan terlambat terkirim karena sinyal. Yang tercatat di chat adalah jam terkirim, bukan jam orangnya benar-benar tiba.
• Lokasi cuma klaim. Foto dengan latar tembok kantor klien bisa diambil di mana saja, dan lokasi di HP pun bisa dipalsukan dengan aplikasi tertentu.
• Lembur nggak tercatat dengan jelas. Ini yang paling berisiko, karena lembur punya aturan sendiri.

Lembur itu wajib tercatat

Di PP Nomor 35 Tahun 2021, yang statusnya masih berlaku di JDIH BPK, ada beberapa ketentuan soal lembur yang langsung berhubungan dengan cara kamu mencatat kehadiran:

• Batasnya paling lama 4 jam sehari dan 18 jam seminggu, di luar lembur pada hari istirahat mingguan atau hari libur resmi (Pasal 26).
• Harus ada perintah dari pengusaha dan persetujuan pekerja, tertulis dan/atau lewat media digital. Pengusaha juga harus membuat daftar pelaksanaan lembur yang memuat nama pekerja dan lamanya lembur (Pasal 28).
• Upah lembur di hari kerja: jam pertama 1,5 kali upah sejam, jam berikutnya 2 kali upah sejam (Pasal 31). Untuk lembur di hari istirahat atau hari libur, hitungannya berbeda.
• Upah sejam dihitung 1/173 dari upah sebulan (Pasal 32).

Ada pengecualian untuk pekerja dalam golongan jabatan tertentu, yang diatur lewat perjanjian kerja atau peraturan perusahaan (Pasal 27). Ini ringkasan untuk orientasi, bukan nasihat hukum. Cek juga peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama di tempatmu.

Sebagai gambaran saja: dengan upah Rp5,2 juta sebulan, upah sejamnya sekitar Rp30 ribu. Lembur 3 jam di hari kerja berarti 1 jam × 1,5 ditambah 2 jam × 2, sekitar Rp165 ribu. Kalau jam lemburnya nggak tercatat rapi, angka ini jadi bahan debat setiap bulan.

Yang sebenarnya dibutuhkan dari sistem absensi

Bukan aplikasi yang canggih, tapi catatan yang bisa dipercaya:

1. Jam dicatat oleh sistem saat itu juga, bukan diketik atau diklaim.
2. Bukti pendukung secukupnya: foto, dan kalau memang perlu, lokasi saat absen.
3. Pengajuan dan persetujuan lembur yang tercatat: siapa yang meminta, siapa yang menyetujui, berapa jam.
4. Rekap otomatis per periode gaji, bukan dihitung ulang dari chat.

Tiga tingkat solusi

Tingkat 1 dan 2 bisa dibangun di atas Google Sheets, sama seperti banyak sistem operasional lain. Kapan Sheets masih cukup dan kapan harus pindah, aku bahas di Kapan Google Sheets Cukup Jadi Database Webapp, dan Kapan Harus Pindah. Dan kalau rekapnya nanti dipakai untuk slip gaji yang dikirim otomatis, polanya mirip dengan sistem sertifikat dan slip gaji yang pernah kubangun.

Soal lokasi dan privasi

Foto wajah dan lokasi karyawan termasuk data pribadi. Jadi beri tahu tim apa yang dicatat, untuk apa, siapa yang bisa melihatnya, dan berapa lama disimpan. Cukup catat lokasi saat absen masuk dan pulang, bukan melacak sepanjang hari. Selain lebih menghormati privasi, data yang lebih sedikit juga lebih sedikit risikonya kalau bocor.

Mulai dari mana

Ini saranku:

1. Pisahkan absensi dari grup chat. Satu jalur khusus, apa pun bentuknya.
2. Catat lembur dengan persetujuan, bukan cuma "nanti lapor".
3. Jalankan paralel satu bulan. Cara lama dan cara baru berjalan bersamaan, lalu bandingkan rekapnya sebelum dipakai untuk gaji.
4. Mintai masukan tim lapangan. Kalau absen jadi lebih ribet daripada kirim foto, mereka akan kembali ke grup.

Kalau tim lapanganmu juga mengirim nota pengeluaran lewat grup, polanya sama dan bisa dibereskan sekalian, seperti di Nota Pengeluaran Tim Lapangan Difoto, Biar AI yang Rekap ke Sheet.

Penutup

Grup WhatsApp itu tempat koordinasi yang bagus, tapi tempat yang buruk untuk menyimpan catatan yang menentukan gaji. Pindahkan absensi dan lembur ke jalur yang mencatat jam dan persetujuannya dengan jelas, dan rekap di akhir bulan berubah dari debat jadi tinggal dicek.

Kalau tim lapanganmu masih absen lewat grup dan rekapnya bikin pusing tiap bulan, cerita aja dulu kondisinya.