Membawa Tokyo ke Jakarta Lewat Event VR Walk Tokyo dan Press Conference-nya

Akhir 2025, PT Asahi Shimbun Asia Pacific bersama Tokyo Convention & Visitors Bureau (TCVB) membuka Walk Tokyo: Virtual Journey di Mall of Indonesia, Jakarta. Isinya pengalaman VR gratis untuk "jalan-jalan" ke Tokyo tanpa naik pesawat, dari Shibuya Scramble Crossing sampai Festival Awa Odori di Koenji.

Aku pegang project ini dari Kyon Studio sebagai Project Manager. Selain koordinasi project, aku juga yang ngatur layout venue dan jalannya press conference pembukaan, sementara timku membuat signage event-nya.

Tantangan: satu venue untuk dua acara

Event ini menempati area di Level LG Mall of Indonesia, persis di sebelah Little Planet. Di area yang sama harus ada dua hal:

• Area VR tempat pengunjung memakai headset dan menjelajah Tokyo, lengkap dengan photo spot bertema Tokyo Tower, Kaminarimon, Rainbow Bridge, dan Hachiko.
• Press conference pembukaan dengan panggung, media, tamu dari Jepang, dan bintang tamu.

Karena venue VR dan press conference-nya sama, layout-nya harus bisa diubah dalam waktu singkat, antara setting press conference dan setting area VR.

Pengunjung mall juga datang tanpa rencana. Mereka lewat, tertarik, lalu harus langsung paham ini acara apa dan harus mulai dari mana.

Untuk press conference-nya sendiri, waktunya terbatas, dan pesan utamanya harus sampai: event ini bukan sekadar promosi wisata, tapi pertukaran budaya antara Tokyo dan Jakarta.

Yang aku kerjakan

Koordinasi project

Sebagai PM, aku jadi titik koordinasi antara timku di Kyon Studio, tim klien, vendor produksi, dan talent, supaya persiapan sampai hari-H berjalan sesuai rencana dan setiap keputusan jelas siapa yang pegang.

Layout venue untuk dua setting

Aku atur layout untuk dua setting di venue yang sama, press conference dan area VR, termasuk perubahan layout di antara keduanya yang harus selesai dalam waktu singkat.

Untuk setting area VR, alurnya aku susun supaya pengunjung mengalir dengan sendirinya:

1. 1Masuk areaLangsung terlihat dari jalur mall
2. 2Photo spotTokyo Tower, Kaminarimon, Rainbow Bridge, Hachiko
3. 3Pengalaman VRShibuya, Asakusa, Gunung Takao, Awa Odori
4. 4SurveiPostcard eksklusif untuk 200 responden pertama

Signage event

Timku di Kyon Studio juga membuat signage-nya. Karena pengunjung mall datang tanpa rencana, signage harus menjawab dua hal dalam sekali lihat: ini acara apa, dan di mana. Judul Walk Tokyo Virtual Journey dibuat besar, lokasinya (Little Planet Mall of Indonesia, LG Floor) tertulis tepat di bawahnya, dan visualnya langsung menunjukkan pengalamannya: anak memakai headset VR di tengah ikon Tokyo, dari Tokyo Tower dan Rainbow Bridge sampai jalanan penuh neon dan bunga sakura.

Press conference pembukaan

Rundown-nya disusun bareng antara timku dan tim klien: MC membuka acara, sambutan dari Tetsuya Sebata selaku Director PT Asahi Shimbun Asia Pacific, talkshow bersama Haruka Nakagawa (eks JKT48 asal Tokyo), sampai sesi foto bersama. Di hari-H, aku pegang jalannya acara: memastikan setiap pergantian segmen tepat waktu, talent siap, mic pindah tangan, dan media dapat momen foto yang mereka butuhkan.

Hasil

Event berjalan dari 29 November 2025 sampai 7 Januari 2026, buka setiap hari pukul 10.00 sampai 22.00, dan gratis untuk umum. Press conference pembukaannya diliput media nasional, di antaranya Suara.com dan Kompas.com.

Pesan utamanya juga sampai ke media. Suara.com mengutip Tetsuya Sebata: "Ini bukan hanya promosi destinasi, tetapi juga sarana pertukaran budaya."

Event VR gratis di Mall of Indonesia

40 hari

Sudut Tokyo yang bisa dijelajahi lewat VR

5

Photo spot bertema ikon Tokyo

4

Pelajaran

Di event experiential, layout sama pentingnya dengan kontennya. Konten VR sebagus apa pun nggak akan dicoba kalau pengunjung mall bingung harus mulai dari mana. Kalau satu venue dipakai untuk dua acara, perubahan layout di antaranya perlu direncanakan sama seriusnya dengan layout itu sendiri. Dan press conference yang rapi bukan soal acara yang panjang, tapi soal setiap segmen punya tujuan: pesan yang jelas untuk media, momen foto yang siap dipakai, dan bintang tamu yang memberi alasan untuk diliput.