Reminder Tugas Tim Lewat WhatsApp, Weekly Sampai One-Off Diatur dari Satu Tempat

Di agency tempat aku kerja, task tim itu macam-macam polanya: ada yang rutin tiap minggu, ada yang rutin tiap bulan, ada juga yang cuma sekali per project. Semuanya udah tercatat rapi di Google Sheets, tapi sheet itu sifatnya pasif, orang harus buka dan cek sendiri buat tahu ada apa hari itu.

Aku bangun lapisan reminder di atas sheet yang sama itu, yang tiap pagi otomatis kirim WhatsApp ke tim soal task yang lagi berjalan, baru mulai, atau deadline hari itu. Tools-nya sederhana, tapi pengaturannya adjustable banget, dan yang penting, ngatur ulang jadwalnya nggak perlu sentuh kode sama sekali.

Masalah: task numpuk di Sheets, tapi nggak ada yang notif duluan

• Semua task, mingguan, bulanan, dan one-off, ada di satu Sheets yang sama, tapi sifatnya pasif. Nggak ada yang notif duluan kalau ada yang deadline atau baru mulai.
• Pola tiap jenis task beda-beda. Kalau reminder-nya dibikin manual satu-satu, bakal ribet dan gampang kelewat.
• Jadwal dan siapa yang perlu diingatkan itu sering berubah. Kalau tiap perubahan kecil harus minta developer, itu bikin tool-nya lambat dipakai.

Pendekatan: sheet yang sama, ditambah lapisan notifikasi

1. 1Task dicatatDi tab One-Off, Weekly, atau Monthly sesuai jenisnya
2. 2Script jalan tiap pagiNgumpulin task yang berjalan, mulai, atau deadline hari itu
3. 3Dikirim ke WhatsAppLewat Wablas, langsung ke tim
4. 4Diatur lewat sheetJadwal dan penerima diubah di tab user_config, tanpa kode

Yang aku bangun

Semua jenis task, satu master timeline

Task dicatat di tab terpisah sesuai jenisnya, lengkap dengan PIC, brand, tanggal mulai dan selesai, durasi, priority, dan status. Ini jadi satu sumber data yang sama, dibaca baik oleh tim maupun oleh script reminder-nya.

"Cek Hari Ini": tiga jenis task digabung otomatis

Tab ini yang jadi jantungnya. Setiap pagi, script sendMorningNotifications dan refreshCekHariIni jalan, ngumpulin task dari ketiga tab (One-Off, Weekly, Monthly) yang statusnya sedang berjalan, baru mulai, atau deadline hari itu, terus disusun jadi satu ringkasan.

Pesannya sendiri, langsung ke WhatsApp tim

Begini tampilan pesannya tiap pagi: daftar task hari itu lengkap dengan status masing-masing, dan catatan kalau ada. Format ini yang dikirim sendMorningNotifications lewat Wablas ke WhatsApp tim.

Adjustable dari sheet, bukan dari kode

Ini bagian yang paling penting: siapa yang menerima reminder, jam berapa dikirim, dan pengaturan lain, semuanya ada di tab user_config. Kalau ada perubahan, tinggal edit sel di situ, nggak perlu buka kode atau minta developer.

Ada juga tab WA_log yang mencatat tiap pesan yang terkirim, jadi gampang ditelusuri kalau ada yang perlu dicek ulang.

Hasil

Task yang dipantau: One-Off, Weekly, dan Monthly

3 jenis

Yang perlu disentuh buat ubah jadwal atau penerima reminder

0 kode

Reminder otomatis terkirim tiap pagi

1x sehari

Refleksi

Tool ini pelengkap dari dashboard produksi konten yang juga aku bangun di agency yang sama. Kalau dashboard itu tempat tim kerja, tool ini yang mastiin nggak ada yang lupa buka dashboard-nya. Kadang automation yang paling kepake bukan yang paling canggih, tapi yang paling gampang diubah sendiri sama orang yang makainya sehari-hari.