Dari Google Sheets ke Sistem Booking dan Lacak Pesanan Sendiri untuk Bengkel Ceramic Coating

Bengkel ceramic coating ini sebelumnya jalan dengan cara yang paling umum dipakai bengkel kecil-menengah: semua booking dan data customer dicatat di Google Sheets biasa. Masalahnya muncul begitu order-nya makin banyak dan tiap mobil punya beberapa tahap pengerjaan yang makan waktu beberapa hari. Customer jadi harus telepon atau chat berkali-kali cuma buat nanya progres, dan admin harus buka-buka sheet dulu sebelum bisa jawab.

Aku bangun website dan sistem booking-nya dari nol pakai Laravel, development end-to-end selama 1,5 bulan. Sekarang ada halaman booking publik, halaman lacak pesanan yang bisa dibuka customer sendiri, dan panel admin buat kelola semuanya di satu tempat.

Masalah: Google Sheets nggak cukup begitu order-nya berlapis tahap

• Semua booking dan data customer numpuk di satu Sheet, gampang berantakan begitu jumlahnya banyak.
• Enam tahap pengerjaan (mobil diterima, cuci & dekontaminasi, coating, curing, QC check, siap diambil) nggak punya tempat buat ditunjukkan ke customer.
• Customer harus telepon atau chat admin cuma buat nanya "udah sampai mana", dan admin harus cek manual dulu sebelum bisa jawab.

Pendekatan: satu sistem, dari booking sampai pengambilan

1. 1Booking masukLewat website publik, lengkap dengan estimasi harga
2. 2Admin update tahapDicatat di panel admin tiap kali pengerjaan pindah tahap
3. 3Lacak pesanan ikut berubahCustomer lihat progres terbaru tanpa nanya admin
4. 4Notifikasi WhatsAppSaat mobil siap diambil atau perlu diingatkan

Yang aku bangun

Enam tahap yang bisa dipantau

Di website publiknya, alur kerja bengkel dijelaskan sebagai enam tahap yang berurutan. Ini bukan cuma halaman informasi, tiap tahap ini yang nanti muncul juga di halaman lacak pesanan customer.

Lacak pesanan, tanpa perlu telepon

Customer tinggal buka link kode order untuk lihat status pembayaran, persentase progres, dan riwayat pengerjaan lengkap dengan catatan teknisi di tiap tahap. Halamannya memeriksa pembaruan otomatis tiap 15 detik.

Panel admin buat kelola semuanya

Admin punya ringkasan booking masuk bulan ini, yang sedang dikerjakan, yang menunggu diambil, dan sebaran mobil di tiap tahap, semuanya dalam satu halaman.

Detail tiap booking, dari pembayaran sampai WhatsApp

Tiap booking punya halaman detail sendiri: catatan pembayaran (boleh dicicil, dicatat manual per transaksi tunai, QRIS, atau transfer, bukan lewat payment gateway) dan tombol untuk meneruskan pesan WhatsApp template ke customer, misalnya saat mobil siap diambil atau kalau sudah lama belum dijemput.

Begitu tombolnya diklik, pesannya sudah siap dikirim ke WhatsApp customer, lengkap dengan kode order, paket, total, dan lokasi pengambilan.

Hasil

Development dari nol sampai live

1,5 bulan

Progres pengerjaan yang bisa dipantau customer sendiri

6 tahap

Halaman lacak pesanan memeriksa pembaruan otomatis

15 detik

Refleksi

Ini salah satu contoh nyata dari yang aku tulis di Daripada Numpuk Langganan CRM dan POS, Investasi ke Website Sendiri Bisa Lebih Masuk Akal: bisnis yang jalan berbasis project berminggu-minggu, kayak ceramic coating ini, dapat manfaat langsung dari fitur lacak pesanan yang jadi bagian dari website sendiri, bukan numpang di tools orang lain.