Jualan di Marketplace dan WhatsApp Sekaligus, Stoknya Dipegang di Mana?

Produk yang sama dijual di Shopee, Tokopedia atau TikTok Shop, WhatsApp, dan kadang toko fisik. Masing-masing kanal punya angka stok sendiri. Barangnya habis terjual lewat WhatsApp, tapi di marketplace masih tertulis tersedia. Pesanan masuk, penjual nggak bisa memenuhi, lalu terpaksa membatalkan atau meminta pembeli membatalkan.

Kejadian seperti ini disebut overselling, dan biayanya lebih besar dari sekadar satu pesanan yang batal.

Kenapa overselling itu mahal

Di marketplace, pembatalan karena kesalahan penjual dicatat. Contohnya Shopee. Di panduan Sistem Poin Penalti dari Pusat Edukasi Penjual Shopee:

• Tingkat pesanan tidak terselesaikan adalah persentase pesanan dalam 7 hari terakhir yang dibatalkan atau dikembalikan karena kesalahan penjual.
• Kalau tingkatnya 10% atau lebih dan ada 30 pesanan tidak terselesaikan atau lebih, penjual mendapat 2 poin penalti.
• Meminta pembeli membatalkan pesanan lewat chat juga pelanggaran, dengan 2 poin penalti.
• Penjual dengan poin penalti tinggi bisa kehilangan sementara keuntungan eksklusif.

Ketentuan seperti ini bisa berubah, jadi cek versi terbaru di pusat edukasi penjual masing-masing marketplace. Di luar penalti, ada juga pelanggan yang kecewa, ulasan buruk, dan waktu admin yang habis untuk minta maaf. Untuk pembeli lewat WhatsApp, kerugiannya biasanya berupa kepercayaan yang hilang.

Prinsipnya, satu sumber kebenaran untuk stok

Masalahnya bukan di kanal penjualannya, tapi di angka stok yang disimpan di banyak tempat. Solusinya: satu tabel stok utama. Setiap penjualan dari kanal mana pun mengurangi angka di tabel itu, dan angka stok yang ditampilkan di tiap kanal mengikuti tabel utama, bukan sebaliknya.

Kedengarannya sederhana, tapi ini yang membedakan stok yang terkendali dengan stok yang dikira-kira.

Tiga tingkat solusi

Tingkat 1 dan 2 bisa dibangun di atas Google Sheets. Batasnya, dan kapan harus pindah, ada di Kapan Google Sheets Cukup Jadi Database Webapp, dan Kapan Harus Pindah. Untuk tingkat 3, timbang biaya langganan bulanannya dengan membangun sistem sendiri, seperti yang kubahas di Daripada Numpuk Langganan CRM dan POS, Investasi ke Website Sendiri Bisa Lebih Masuk Akal.

Kebiasaan yang membuat stok tetap benar

Sistem sebagus apa pun akan meleset kalau kebiasaannya nggak ikut. Ini saranku:

1. Satu orang atau satu sistem memegang stok utama. Kanal lain hanya membaca.
2. Catat semua barang keluar, termasuk barang rusak, sampel, dan barang yang dipakai sendiri. Selisih stok sering datang dari yang "cuma sedikit".
3. Retur masuk dicek dulu sebelum dihitung kembali sebagai stok yang bisa dijual.
4. Stok opname rutin, misalnya mingguan untuk barang laku dan bulanan untuk sisanya.
5. Pakai buffer untuk barang yang paling laku, karena barang itulah yang paling sering oversell.
6. Jangan minta pembeli membatalkan. Kalau terpaksa membatalkan, lakukan sendiri dan perbaiki penyebabnya.

Masalah yang sama dalam skala gudang yang lebih besar, dari kertas dan chat WhatsApp ke sistem yang terintegrasi, ceritanya ada di case study warehouse management system.

Penutup

Jualan di banyak kanal itu bagus untuk penjualan, asal stoknya dipegang di satu tempat. Mulai dari satu tabel stok utama dan kebiasaan mencatat semua barang keluar. Otomatisasi dan integrasi bisa menyusul setelah polanya rapi.

Kalau stok di toko online dan WhatsApp-mu sering nggak sinkron, cerita aja dulu kanal apa saja yang dipakai.