Cek Pekerjaan dan Task Harian Tim Cukup Lewat Chat WhatsApp

Di Kyon Studio, aku lihat banyak peran terlibat dalam satu produksi konten: editor, tim shooting, account executive (AE), dan project manager (PM). Semuanya perlu tahu status pekerjaan dan task hariannya masing-masing, sering kali saat sedang di lapangan.

Aku bangun Kirana, AI assistant untuk tim internal yang bisa diajak ngobrol langsung di WhatsApp. Tim cukup kirim pesan, dan Kirana membalas dengan data pekerjaan secara real time, mulai dari status konten, brief, sampai referensi.

Masalah: buka spreadsheet di lapangan itu repot

Sebelumnya, semua data pekerjaan ada di Google Sheets. Untuk tahu status atau task hari itu, tim harus buka spreadsheet dan cari sendiri. Di lapangan, cara ini repot banget. Editor juga harus perhatikan task-nya satu per satu.

Hasilnya, sekadar cek pekerjaan bisa makan waktu 15 sampai 30 menit, termasuk saat tim mau mulai shooting.

Pendekatan: assistant di aplikasi yang sudah dipakai tiap hari

Daripada bikin aplikasi baru yang harus dibuka dan dipelajari lagi, aku taruh assistant-nya di WhatsApp, tempat tim udah komunikasi tiap hari. Datanya tetap di Google Sheets yang udah dipakai, jadi alur kerja tim nggak perlu berubah.

1. 1Pesan WhatsAppTim bertanya dengan bahasa sehari-hari
2. 2n8n workflowPesan diterima lewat WhatsApp API
3. 3ChatGPT APIMemahami pertanyaan dan menyusun jawaban
4. 4Google SheetsData pekerjaan, brief, dan referensi
5. 5Balasan WhatsAppJawaban terkirim real time

Workflow n8n dan API-nya aku jalankan di Google Cloud Platform. Versi pertamanya selesai dalam satu minggu.

Yang aku bangun

Tanya apa saja pakai bahasa sehari-hari

Tim bisa menanyakan apa pun yang ada di database lewat WhatsApp, mulai dari status konten, brief, sampai referensi. Misalnya, cukup kirim "kasih list konten yang udah waiting approval dari semua list", dan Kirana langsung membalas dengan daftar konten yang masih menunggu approval, lengkap dengan format konten dan link file finalnya.

Satu assistant untuk semua peran

Editor, tim shooting, AE, dan PM pakai assistant yang sama buat cek pekerjaan dan task harian mereka masing-masing, tanpa harus buka spreadsheet atau nanya ke orang lain.

Pemakaian yang terukur

Aku bikin tiap percakapan tercatat di dashboard pemakaian API, jadi volume pemakaian dan biayanya bisa dipantau.

Hasil

Cek pekerjaan sebelum shooting, sebelumnya 15–30 menit

5 menit

Request dalam 5 hari pemakaian

158

Waktu pengerjaan sampai beres

1 minggu

Sekarang tim nggak perlu lagi buka spreadsheet di lapangan. Sebelum shooting, cukup tanya Kirana, dan dalam 5 menit semua udah paham apa yang harus dikerjakan.