Dari Catatan Manual di Sheets ke Sistem Keuangan Kos dengan Reminder WhatsApp Otomatis

Anantara Co-Living adalah kos premium dengan puluhan penghuni yang bayar sewa setiap bulan. Sebelumnya, semua tagihan dan pembayaran dicatat manual di Google Sheets.

Aku bangun sistem keuangan kos di atas Google Apps Script dan Google Sheets, lengkap dengan dashboard, tagihan otomatis, rekap pembayaran, dan WhatsApp API yang mengirim pengingat ke penghuni maupun tim pengelola.

Masalah: semua status bayar ada di baris spreadsheet

Dengan puluhan penghuni dan tagihan tiap bulan, catatan manual di spreadsheet bikin pertanyaan sederhana jadi makan waktu: siapa yang udah bayar bulan ini, siapa yang telat, bukti transfer mana yang belum dicek, dan kontrak siapa yang sebentar lagi habis. Semuanya harus dicari dan dicocokkan baris per baris.

Pengingat ke penghuni dan tindak lanjut kontrak juga bergantung pada pengelola yang ingat mengecek spreadsheet di waktu yang tepat.

Pendekatan: Sheets tetap jadi database, alurnya yang diotomasi

Aku nggak memindahkan data ke aplikasi baru. Google Sheets tetap jadi database yang dipakai tim, lalu di atasnya aku bangun web app dengan Google Apps Script yang dipasang di Google Sites, dan WhatsApp API untuk semua notifikasi.

1. 1Tagihan dibuatAdmin generate tagihan 1 sampai 12 bulan ke depan
2. 2Pengingat ke penghuniWhatsApp sebelum, saat, dan setelah jatuh tempo
3. 3Bukti bayar masukTim pengelola dapat notifikasi untuk verifikasi
4. 4Kwitansi terkirimLink kwitansi di Google Drive dikirim ke penghuni

Yang aku bangun

Dashboard admin

Begitu login, admin langsung lihat kondisi keuangan kos hari itu: total penghuni, tagihan aktif, penghuni yang terlambat bayar, tagihan yang jatuh tempo hari ini, bukti bayar yang menunggu konfirmasi, dan kontrak yang habis dalam 30 hari. Di bawahnya ada daftar tagihan aktif lengkap dengan berapa hari keterlambatannya.

Rekap pembayaran per penghuni per bulan

Rekap ini menggantikan kegiatan scroll spreadsheet. Setiap penghuni punya satu baris dengan status per bulan: lunas, menunggu konfirmasi, belum bayar, atau tidak aktif. Pola telat bayar kelihatan sekilas tanpa perlu membuka catatan satu per satu.

Tagihan dibuat di muka

Admin bisa membuat tagihan untuk 1, 2, 3, 6, atau 12 bulan ke depan sekaligus, dan menyetujui semua tagihan milik satu penghuni dalam satu klik. Aplikasinya bisa dipakai dari HP, dengan akses login per role.

WhatsApp otomatis untuk tim pengelola

Tim pengelola nggak perlu lagi rutin membuka spreadsheet untuk tahu ada yang perlu ditindaklanjuti:

• Bukti bayar masuk: berisi penghuni, nomor kamar, dan ID tagihan, supaya langsung bisa diverifikasi di sheet Tagihan.
• Kontrak hampir habis: dikirim H-30 sebelum masa sewa berakhir, supaya perpanjangan kontrak bisa di-follow up lebih awal.

WhatsApp otomatis untuk penghuni

Penghuni juga dapat informasi yang mereka butuhkan tanpa harus ditagih manual:

• Pesan selamat datang saat terdaftar, berisi nomor kamar dan masa sewa.
• Pengingat sebelum jatuh tempo, tagihan saat jatuh tempo, dan pengingat kalau terlambat.
• Kwitansi pembayaran setelah pembayaran diverifikasi, berupa link file di Google Drive yang bisa disimpan sebagai bukti resmi.

Form pengaduan

Keluhan penghuni juga masuk ke sistem yang sama lewat form pengaduan: nama, nomor kamar, kategori, isi keluhan, dan foto pendukung. Pengaduan nggak lagi tercecer di chat pribadi.

Hasil

Penghuni aktif yang tagihannya dikelola sistem

26

Jenis pesan WhatsApp otomatis untuk penghuni

5

Notifikasi kontrak hampir habis untuk tim pengelola

H-30

Karena Google Sheets tetap jadi database, tim pengelola masih bisa melihat dan mengubah data seperti biasa. Bedanya, pekerjaan rutin seperti mengecek status bayar, mengingatkan penghuni, dan memantau kontrak sekarang dikerjakan sistem.